合肥工业大学经费使用及报销管理细则
发布人:财务办  发布时间:2017-02-24   浏览次数:244

第一章 总则

第一条 为加强学校财务管理,严肃财经纪律,更好地贯彻增收节支,勤俭办学的方针,提高资金使用效益,规范、高效地为教学、科研服务的宗旨,依据国家有关财经法律法规,结合学校实际情况,特制定本细则。

第二条 本细则适用于学校各项经费。

第三条 本细则适用于学校各党群部门、教学实体、行政大部(院)、直属单位、附属机构及专职科研机构等的财务报销活动。

第四条 各项经费均须纳入学校预算管理,在批准的预算额度内开支。没有预算或超预算的支出,财务部门不予办理。

第五条 各部门负责人应对本部门和职责范围内的财务报销事项的真实性、合法性、合规性负责。科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人,对财务报销事项的真实性和相关性承担法律责任。

其他各级审批人对财务报销事项的合法性、合规性负责。

第六条会计人员应严格履行职责,对违反规定的报销事项有权拒绝。

第二章 经费审批原则及权限

第七条 经费审批原则

(一)按照“谁主管、谁签字、谁负责”的原则,各级审批人应根据各自的职责、分工和所授权限,在授权范围内进行审批,不得越权审批。

(二)事业经费支出由部门主要负责人负责审批;科研经费和其他专项经费支出由项目负责人负责审批。

(三)部门主要负责人(项目负责人)如需授权给其他人审批,须将“授权签字委托书”交财务部门备案。

(四)校级预算安排的专项经费使用实行分级审批,经费一次性报销额度在5万元以上的,经部门主要负责人审核后报分管校领导审批。

(五)除科研项目、引智项目外,在外宾接待中确有需要承担外宾国际旅费,应事先报分管外事校长和总会计师审批。

第八条 大额资金审批原则

对于预算落实、审批手续齐全、单据齐全的大额资金(一次性付款金额达到10万元及以上)支付申请,财务部受理后,在支付前按下列规定权限逐级审批。

(一)10万元(含)以上至100万元,大额资金由会计服务中心主任、副主任审核双签;

(二)100万元(含)以上至500万元,报财务部部长审批;

(三)500万元(含)以上至1000万元,报总会计师审批;

(四)1000万元(含)以上,报校长审批。

(五)1000万元(含)以下学校银行账户之间划拨资金报财务部部长审批,1000万元以上的报总会计师审批;

(六)项目负责人为大额资金审批人,且已在报销结算单上审批签字的经费支出,在其相应审批额度内不再重复履行大额资金支付审批程序;

 (七)全校范围内的常规支付业务(如薪酬发放、税款缴纳、非税收入上缴、国库上缴、汇缴公积金保险中的大额付款等),500万元以下,由财务部分管领导审批,500万元(含)以上,经财务部分管领导审核签字后报财务部部长审批;

(八)财务部按月向总会计师和财务部部长报送大额资金转款流水明细表。

第九条 其他审批权限

(一)审批人使用本人负责的项目经费时,按以下规定审批:

1.审批人为一般人员,由其所在部门负责人审批;

2.审批人为部门领导,由其所在部门的其他领导审批。

(二)科研项目转出经费超过5万元(含)需填写“合肥工业大学外转拨经费审批表”,经学院、学校科研管理部门和财务部门审核批准后执行。

第三章 财务结算原则及规定

第十条 银行转账支付

学校原则上实行非现金结算,采取银行转账方式。属于公务卡结算范围的,按照公务卡管理相关规定执行。

第十一条 现金支付

按照国务院《现金管理暂行条例》规定,结算起点为1000元。

第十二条 超过现金结算起点支付现金的审批。

超过现金结算起点且无法以非现金方式支付的业务,须由经办人写明原因,部门(项目)负责人审核,按以下权限逐级审批:

(一)1000元(含)以上至5000元,由财务部分管领导审批;

(二)5000元(含)以上至5万元,报财务部部长审批;

(三)5万元(含)以上,经财务部部长审核签字后报总会计师审批。

第十三条 内部结算

校内各部门之间发生经济业务办理转账,应填写“合肥工业大学内部往来结算单”,并附明细单据,加盖部门公章。

第十四条 未经审批同意,各部门不得采用托收形式从学校银行账户直接划转款项。如需采取托收形式,由部门提交托收申请,经财务部门审核后报总会计师审批。

第四章 主要业务报销程序及规定

第十五条 关于借款手续及暂付款管理的规定

(一)借款人必须为学校正式在编职工。

(二)借款人填写“合肥工业大学借款单”,填明借款用途、事由,按经费管理来源,分别由部门负责人或项目负责人签字批准,按规定办理相关手续后,财务部门方可办理借款事宜。

(三)经校医院审核同意转校外医院住院病人的医药费借款,单笔借款不超过1万元(含),资金必须通过对公转账支付,不得使用现金支付。

(四)工程借款必须提供签订的工程合同(协议),达到采购规定金额的工程项目,还需提供相关采购招标手续证明,方可办理借款。

(五)属于采购管理规定范围内的商品和服务,必须提供经审核批准的采购申请表。

(六)各部门要严格控制借款数额,一律从实际出发,按需借支,具体数额以财务核实数字为准。借款实行“一事一借,一事一清”原则,即必须事先填明用途,并按借款时填写的用途报账,对于不符合原借款用途的,财务部门将不予办理。

(七)属于公务卡强制结算目录中的事项,原则上不予办理借款。

(八)所有借款必须及时办理报销手续,结清欠款。坚持“前账不清,后账不借”,借款人应在完成借款事由一月内办理冲销借款手续,如超过三个月无正当理由逾期不报账的,则从本人薪酬中扣除,直至扣回借款金额为止。批准借款的部门(项目)负责人同时具有催缴义务。

第十六条 关于出差、挂职、专业进修、学习以及在外地接受学历教育和攻读学位等相关事项的规定。

(一)交通费和汽油费的报销

1.经学校批准购置的车辆所产生的费用可以报销;其他车辆只能报销所需开支的汽油费、过路过桥费、停车费等。

2.报销合肥市区市内燃油费、合肥市区市内交通费,从事业经费中开支,需出具用车时间、地点、人数和事由的详细清单;从科研经费中开支,一次性报销合肥市区市内燃油费3000元(含)以上、合肥市区市内交通费1000元(含)以上,需出具用车时间、地点、人数和事由的详细清单。

3.因健康原因及其他突发事项等情况,事业经费经部门主要负责人审核,报分管校领导审批同意;科研经费经项目负责人审批同意,可按上一级别人员选择乘坐交通工具。

(二)关于出差票据不完整

1.来回交通票据不完整的,需本人出具情况说明并承诺真实性,由部门(项目)负责人审批认可后,财务部门凭有效票据据实报销交通费。

2.节假日免过路过桥费时自带车进行科研出差的,提供的住宿发票上需标明住宿时间,出差人说明情况并承诺真实性,由部门(项目)负责人审批认可后,才能领取差旅费补助。其他时间只有住宿费发票无出差时间证明,不得领取出差补助;

(三)其他

1.工作人员因调动工作所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,由调入单位按工作人员的职务(职称)对应的费用标准报销。

与工作人员同住的家属(父母、配偶、未满16周岁的子女),如果随同调动,其城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,可按被调动工作人员的标准报销。已满16周岁的子女随同调动的各项费用,按一般工作人员标准报销。

被调动工作人员随同居住的家属,应与工作人员同行,暂不能同行的,经调入单位同意,可暂留原地,以后迁移时,由学校报销差旅费。

2.未婚工作人员一年可报销一次探望父母旅费;配偶在外地工作的人员,一年可报销一次探望配偶的旅费。已婚工作人员四年可报销一次探望父母的旅费,探亲路费只报路费总额大于岗位工资和薪级工资之和30%差额部分。

3. 因病赴外地就医及赴外地疗养的人员,按国务院的有关规定,经人事部门和校医院审批。只报销往返车(船)票,不得报销住宿费及补助费。

4.在省内外参加各种进修学习以及在外地接受学历教育、攻读学位的,不予补助。主管部门有专门规定的按其文件规定执行。

5.经学校批准,工作人员外派工作期间,伙食补助费和市内交通费实行定额包干,到国家教育部等部委帮助工作期间,每人每天90元;到县和县以下单位工作期间,每人每天50元。

第十七条 购置各种仪器、设备、家具等固定资产的报销

(一)固定资产的购置需事先按照国家和学校的采购与招标管理办法履行相关采购手续,且按规定办理固定资产登记验收后,方可到财务报销。

(二)单台或批量购置设备达到1万元(含)以上,必须签订购销合同,并经合同管理部门审核。

(三)使用科研经费研制组装的产品或购置的设备需交付项目委托单位的,经学院和科研院审批同意后,其形成的资产不需办理学校资产登记手续。

(四)达到固定资产标准但无须计入固定资产的仪器、设备等,报销时需附情况说明,经学院、科研院和国资管理部门审批同意后,其形成的资产不需办理学校资产登记手续。

(五)购置进口仪器设备报销需提供发票、商务合同、代理进口合同、固定资产报增单、代理手续费发票等。

(六)资产处置按国有资产管理相关规定办理手续。

第十八条 购置办公用品、专用材料、低值易耗品等的报销

(一)购买材料或办公用品等达到采购招标条件的,购买前必须先履行相关采购审批手续。一次购买金额达到1万元(含)以上应签订购货合同。

(二)购买办公用品、专用材料、低值易耗品等需到国有资产管理部门办理登记验收后方可报销。

(三)报销办公用品、专用材料、低值易耗品等需在发票上注明商品名称或附销货单位盖章的商品清单。

第十九条 一次性支付维修费、复印费、印刷费等费达到1千元(含)以上,需附商家提供的商品(服务)清单;金额达到1万元(含)以上需附合同。

第二十条 支付测试化验加工(或试验)费达到采购招标条件的,必须先履行相关采购审批手续。一次性支付1万元(含)以上应签订加工或(试验)合同,同时提供对方相关资质证书复印件。如测试单位在国外,需说明理由并由学院审核。

第二十一条 会议费的报销

(一)学校各部门举办会议需按学校会议管理规定办理相应的审批手续。

(二)举办会议达到采购招标条件的,需事先履行相关采购审批手续。

(三)举办会议借款凭会议审批表和会议通知、与承办单位签订的委托举办合同(达到采购起点的还必须提供集中采购申请表)等,方可办理借款转账手续;

(四)会议费报销时还需提供会议审批备案表,参会人员签到表(包含姓名、工作单位、签名)、财务票据及与会议举办时间相匹配的定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

第二十二条 国际合作与交流费的报销。

(一)教职工使用因公护照出国(三个月及以下),报销时需提供安徽省外事办批件(或确认件)、学校批准出国的文件,以及“合肥工业大学因公出国申请表”、因公护照交回审批表、因公护照每页的复印件、出国期间某日的外币汇率和出访国家的汇率、所有开支的刷卡证明等;若受聘到国外参加研究等,并由对方提供住宿费用,则只报往返路费;各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

(二)教职工因公出国超过三个月以上应由校人事管理部门审批,其他职能部门根据经费归口管理权限进行相应的审核工作。

(三)因公出国超过三个月,在出国期间参加国际会议、进行国际学术交流等科研活动,报销时需提供相应的科研活动证明材料。

(四)学校引进的具有外国国籍、持有国外长期居留证的教职工参加国际会议、进行国际学术交流等活动,报销时参照学校规定执行。

(五)学生因公出国审批手续按照学校相关规定办理。

第二十三条 出版费、资料费及知识产权事务费等的报销:

(一)专著出版前,需与出版商签订专著出版合同,凭合同和项目经费预算表才能办理借款和报销事宜;论文版面费需要论文录用通知或论文缴费通知或公开发表的论文目录复印件等,方可办理版面费的借款和报销。

(二)凡购买的各种报刊、资料,需办理资料验收登记手续后,方可报销。

(三)购买的图书需填写“固定资产报增单”,提供销售方出具的明细清单,办理图书固定资产验收手续。

(四)专用软件的购置和报销手续与专用设备的购置和报销手续一致。

(五)报销专利申请费需提供收费通知。

第二十四条 关于电话费报销

(一)各部门(或项目组)每月支付的电话费,不得采用托收的形式从财务账户直接划款,内部转账需附话费清单。

(二)通信费用仅报销实际发生的费用;各类预存话费一律不予报销。

(三)科研经费按预算额度报销电话费,其他经费只有在报分管校领导审批同意后,才能在批准额度内报销个人电话费。

第二十五条 人员经费的报销。

(一)各类人员经费的发放原则上通过银行卡发放。

(二)校内各部门(各项目组)聘用人员,需先经人事管理部门批准或备案后,方可支付相关人员工资并按工薪税计税。

(三)所有校内人员经费的发放需经发放部门负责人审核后,报人事管理部门审批或备案。

(四)科研经费中列支劳务费、三助津贴、专家咨询费和科研绩效支出等的发放,实行项目负责人负责制,按照科研相关管理规定执行

(五)困难补助、抚恤金、“三下乡”补助、离退休慰问费等可以现金发放,其他无法使用银行卡发放的人员经费,经办人需写出情况说明,经部门(项目)负责人审批同意。

第二十六条 外协费(含合作研究和委托业务费)的报销。

(一)外协经费支出应当以合作(外协)项目合同为依据。属于采购管理规定范围内的,必须先履行相关采购手续。

(二)转出外协费还需提供外拨(转)经费审批表。

第二十七条 工程项目(包括基本建设工程、维修改造工程)的报销。

(一)工程项目符合招标采购条件时必须先履行招标采购手续,工程项目须根据合同转出工程预付款;临时性抢修工程需报分管校领导批准后,经建设管理部门审批签字,方可转出工程预付款;

(二)支付工程进度款须由监理部门、学校建设管理部门和审计部门审批签字。

(三)基本建设工程报销结算已完工工程款,需经学校建设管理部门和审计部门审核,并提供工程竣工结算单和审计报告(或审签单);

(四)5万元以下(不含)维修改造工程报销结算已完工工程款须提供审计报告(或审签单),合同或部门审核意见;

5万元(含)以上维修改造工程报销结算已完工工程款须提供审计报告(或审签单)、采购审批表、合同或部门审核意见。

(五)涉及工程项目变更的款项支付,需办理工程变更审批手续,并经审计部门审计后方可付款。

(六)支付工程质保金需经建设管理部门审核。

第二十八条 实习经费的报销

(一)实习经费标准按照《合肥工业大学本科生实习教学工作管理办法》执行,未按照实习管理办法标准执行的,需事先报教学管理部门审批。

(二)实习前,填写《实习经费预算表》和网上预约借款单,经部门负责人审批后方可到财务部办理借款。

(三)实习后,由领队教师填写《实习经费报销明细表》,经部门负责人审批后,到财务部办理报销。

(四)合肥市内实习每周按五天核定,指导教师每人每天按30元核发补助,学生每人每天按15元核发补助。

合肥市外实习按实习计划和教师、学生外出实习起止车票的时间核定实习天数,指导教师的补助按学校出差补助标准实行,学生每人每天按30元核发。

每年七、八月份安排在校内外实习的学生,每人每天核发5元防暑降温费。

学生实习租车(或包车),须事先经学院审批同意,指导教师随车同行可领取市内交通补贴,否则不得领取市内交通补贴。

第二十九条 公务接待费的报销

(一)公务接待严格按照学校相关公务接待管理办法执行。

(二)工作餐费40元/餐(早餐10元/餐)。需附情况说明(时间、事由、人数),并经部门(项目)负责人签字确认。

第三十条 医药费的报销

按照学校相关医药费报销规定办理。

第三十一条  其他校内专项经费的报销

有文件规定的按照文件规定执行;没有明确文件规定的,由专项经费负责部门会同财务部门制定相应的专项经费使用细则,报学校党委常委会或校长办公会批准后执行。

第五章 报销凭证的规定

第三十二条 报销票据的规定

(一)报销票据必须是带有税务监制章、财政监制章的票据及行业的专用票据。

(二)原始票据基本内容应填写齐全,并加盖单位的公章、财务专用章或发票专用章,付款单位或客户名称应为“合肥工业大学”。

(三)报销票据不得涂改、挖补,如发现有误,应由开出单位重新开具。

第三十三条 关于发票报销期限:

(一)发票应在开具之日起一年内报销。

(二)因特殊情况超过报销期限的,经办人需写出情况说明,经部门(项目)负责人审核同意后方可报销。

第三十四条 下列票据,财务部门拒绝受理:

(一)假票据;

(二)套用其他单位开具的票据;

(三)漏盖财务专用章或发票专用章的票据、或只盖有出具单位行政公章的票据;

(四)大小写金额不符的票据;

(五)内容有涂改且没按规定更正的票据;

(六)发票类型与发生的经济业务内容不符的票据;

(七)支付违约金、滞纳金和罚款的票据。

(八)其他财务审核不合规的票据。

第三十五条 丢失票据的报销规定:

(一)飞机票、车船票的丢失,

1.采用网上订票,当事人写出详细说明,经部门(项目)负责人审批确认,以网上订单作为丢失票据原始票据附件,依据订单金额予以报销。

2.未采用网上订票,有同行人员的,当事人写出详细说明,经同行人员签字证明后,经部门(项目)负责人审批确认,按同行人员票价予以报销;无同行人员的,当事人写出详细说明并提供票价信息依据,经部门(项目)负责人审批确认后据实报销。

(二)医药费的票据丢失后,原则上不予报销,如确属于转账住院费,由本人提出书面申请,并提供原票据单位加盖与原凭证一致的单位公章、财务专用章或发票专用章的票据存根复印件,由校医院审核同意后,确实没有报销,方可予以报销。如属于门诊及外购医药费单据,丢失以后,一律不予报销。

(三)以银行转账支付方式取得的其他票据丢失,必须由当事人本人提出申请报告说明情况,并提供原票据单位加盖与原凭证一致的单位公章、财务专用章或发票专用章的票据存根复印件,经部门(项目)负责人审核同意后,确实没有报销,方可报销。

第六章 附则

第三十六条 本细则自发布之日起施行,原《合肥工业大学经费使用细则》(合工大政发〔2013〕90号)同时废止。本细则如与国家有关规定不一致的,按国家有关规定执行。

第三十七条 本细则由财务部负责解释。